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香港總商會
THE HONG KONG GENERAL CHAMBER OF COMMERCE
附例
（於2025年5月23日獲總務委員會採納）
本附例乃由總務委員會根據《香港總商會 THE HONG KONG GENERAL CHAMBER OF COMMERCE》（簡稱「本會」）組織章程細則第30條賦予之權力而訂立。
本附例應與組織章程細則一併閱讀，除非本附例另有界定，否則本附例內所有大寫詞語之涵義，均與組織章程細則所界定者相同。
會員之選舉
申請競選本會會員之表格，可於本會辦事處索取。
顧問委員會之成員
2. 總務委員會所有委員均為顧問委員會之成員，總務委員會可透過總務委員會決議案不時決定增選相應數量之額外成員加入顧問委員會，並可以同樣方式決定該等成員之任期、顧問委員會會議之舉行頻率及舉行方式，以及會議之議程。退任主席亦應獲邀加入顧問委員會。顧問委員會不得設立任何委員會。顧問委員會之決議案僅具建議性質，對總務委員會不具約束力。
總務委員會委員之提名及選舉
3. 任何人士均無資格在股東週年大會上參選總務委員會委員，除非該人已遵守組織章程細則第15條；且如該人並非退任之總務委員會委員，則除非該人已根據本附例獲得提名。
本會所有有權在會員大會上表決之會員，均須獲告知（透過電郵或其他方式）已確定之股東週年大會日期，以確保會員有充足時間提名候選人參選總務委員會。提名必須以書面形式放入密封信封內，並寄交本會辦事處之總裁；提名必須於將進行候選人選舉之股東週年大會舉行前至少整二十三日送達。除退任之總務委員會委員外，每名參選候選人必須由一名提議人、一名附議人及10名會員提名，且所有該等人士均須為有權在會員大會上表決之會員。
總務委員會不得以集體名義推薦或支持任何候選人，但總務委員會個別委員如意欲支持則不在此限。
所有符合參選資格之候選人名單，須於股東週年大會舉行前發送予本會每名會員。
如符合參選資格之候選人人數等於或少於待填補之空缺數目，所有該等候選人須根據本會組織章程細則第16(2)條被視為當選。如符合參選資格之候選人人數超過待填補之空缺數目，則須按本附例以下規定以投票方式進行選舉：
(a) 一份按英文字母順序排列之所有符合參選資格之候選人名單（以下簡稱「選票」），須連同股東週年大會通告一併郵寄予本會每名會員。欲透過郵寄表決之會員，可填妥選票並寄回總裁，惟選票須於指定舉行股東週年大會之時間至少四十八小時前送達總裁。
(b) 未有根據上述(a)段透過郵寄表決之會員，如出席會議，可透過其授權代表、委任代表或授權人於股東週年大會上表決。
(c) 於股東週年大會上，所有透過其授權代表、委任代表或授權人出席之會員，均獲發選票以供填寫。為免生疑問，如已根據上述(a)段透過郵寄表決之會員出席股東週年大會，並就該次投票行使其有權行使之表決權，則該會員根據上述(a)段透過郵寄投下之表決須被視為已撤銷。
(d) 填寫選票時，須按選票上列明之方式指明該會員欲投票支持之候選人。會員可投票支持任意數量之候選人，惟不得超過空缺之數目。
(e) 任何未有適當填寫之選票均作廢。
(f) 於股東週年大會上填妥之選票，須由大會以舉手表決方式批准之兩名監票員收集。監票員須核對所有選票並計算投予每名候選人之贊成票數，並將獲最高票數之當選候選人告知大會主席，而大會主席須隨即向大會宣布當選人姓名及投予每名候選人之票數。
(g) 如候選人就最後一個或多個剩餘空缺之票數相同，則該等候選人之間的當選人須由大會主席抽籤決定。
(h) 如大會主席或任何未獲宣布當選之候選人，在大會主席宣布投票結果後五分鐘內提出要求，可進行一次重新計票，而該重新計票須由兩名監票員立即執行。
本附例之任何規定均不影響總務委員會根據組織章程細則選舉任何總務委員會委員之權力。
總務委員會
9. 總務委員會須從其成員中委任主席一人、常務副主席一人及副主席三人。總務委員會可隨時決定將副主席人數增加至最多五人。
總務委員會會議須於總務委員會不時指示之時間及地點舉行；如無該等指示，則於主席決定（或在其缺席時由常務副主席決定，或在彼等均缺席時由副主席決定）之時間及地點舉行。
該等會議須按主席、常務副主席或副主席之指示召開，或應三名總務委員會委員之要求召開；該要求書須明確指明召開會議之一個或多個目的。
任何總務委員會委員可在每年股東週年大會後30日內，或在其首次獲委任為總務委員會委員後30日內，透過由其簽署並送交總裁之書面通知，委任一人作為觀察員，出席其缺席之總務委員會會議，惟須符合以下條件：
(a) 獲委任之人士必須為作出委任之總務委員會委員作為授權代表之該會員旗下之董事、高級人員、僱員或合夥人，且在該會員機構內必須擁有與該總務委員會委員相同或相似之職級或資歷。
(b) 該委任須經總務委員會批准。
(c) 獲委任之人士在一屆股東週年大會與下一屆股東週年大會之間的任何期間內，出席總務委員會會議不得超過三次。
(d) 獲委任之人士可在總務委員會會議上代表委任其之缺席總務委員會委員發言，但無表決權，且不得構成該等會議之法定人數。
(e) 如作出委任之人士因任何原因不再擔任總務委員會委員，該委任即告失效。否則，該委任將於下一屆股東週年大會時失效。
(f) 作出委任之總務委員會委員須負責通知獲委任之人士其希望其出席之總務委員會會議，並向其提供與該等會議相關之所有文件。
除緊急情況外，總裁須提前至少整三日向總務委員會委員發出每次總務委員會會議之通告。
在任何會議上將處理之事項詳情，應在可行範圍內於召開會議之通告中載明。
欲將動議通知列入會議議程之總務委員會委員，可透過向總裁發出至少整三日之書面通知而為之。
總務委員會之任何決議案或行為，均不得在日後之任何會議上進行修訂或撤銷，除非召開該會議之通告中已正式發出修訂或撤銷該決議案或行為之動議通知。
所有賬目在付款前，須經當時獲總務委員會授權之適當高級人員批准。本會收到之一切款項均須存入銀行。
總務委員會每次會議程序之紀錄及會議記錄，須於該會議結束後在方便之情況下盡快由大會主席及總裁簽署。
總務委員會所有表決之票數均須記錄於會議記錄內。
總務委員會之會議記錄在簽署前，僅供總務委員會委員查閱（無論其是否出席該會議）。
專責委員會
21. 根據組織章程細則第26條成立之委員會（「專責委員會」），由三名成員構成法定人數。
所有專責委員會每次會議程序之紀錄及會議記錄，須於該會議結束後在方便之情況下盡快由該專責委員會主席簽署，且在簽署前僅供該專責委員會之成員查閱（無論其是否出席該會議）。
總裁之職責
23. 總裁在總務委員會領導下行事，負責督導並對本會之日常運作負責。
除會計相關文件須存放在本會註冊辦事處外，所有簿冊、文件、紀錄及紙張均由總裁負責保管；未經總務委員會命令，任何會議程序之紀錄均不得公開，且除法律要求或獲總務委員會授權外，任何會員均無權查閱本會未公開之往來信函或紀錄。
由會員向股東週年大會提出之任何建議或事項之通知，須由合共持有大會總表決權不少於5%之會員，於大會舉行前至少整十四日送交總裁。