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香港总商会
THE HONG KONG GENERAL CHAMBER OF COMMERCE
附例
（于2025年5月23日获总务委员会采纳）
本附例乃由总务委员会根据《香港总商会 THE HONG KONG GENERAL CHAMBER OF COMMERCE》（简称“本会”）组织章程细则第30条赋予之权力而订立。
本附例应与组织章程细则一并阅读，除非本附例另有界定，否则本附例内所有大写词语之涵义，均与组织章程细则所界定者相同。
会员之选举
申请竞选本会会员之表格，可于本会办事处索取。
顾问委员会之成员
2. 总务委员会所有委员均为顾问委员会之成员，总务委员会可透过总务委员会决议案不时决定增选相应数量之额外成员加入顾问委员会，并可以同样方式决定该等成员之任期、顾问委员会会议之举行频率及举行方式，以及会议之议程。退任主席亦应获邀加入顾问委员会。顾问委员会不得设立任何委员会。顾问委员会之决议案仅具建议性质，对总务委员会不具约束力。
总务委员会委员之提名及选举
3. 任何人士均无资格在股东周年大会上参选总务委员会委员，除非该人已遵守组织章程细则第15条；且如该人并非退任之总务委员会委员，则除非该人已根据本附例获得提名。
本会所有有权在会员大会上表决之会员，均须获告知（透过电子邮件或其他方式）已确定之股东周年大会日期，以确保会员有充足时间提名候选人参选总务委员会。提名必须以书面形式放入密封信封内，并寄交本会办事处之总裁；提名必须于将进行候选人选举之股东周年大会举行前至少整二十三日送达。除退任之总务委员会委员外，每名参选候选人必须由一名提议人、一名附议人及10名会员提名，且所有该等人士均须为有权在会员大会上表决之会员。
总务委员会不得以集体名义推荐或支持任何候选人，但总务委员会个别委员如意欲支持则不在此限。
所有符合参选资格之候选人名单，须于股东周年大会举行前发送予本会每名会员。
如符合参选资格之候选人人数等于或少于待填补之空缺数目，所有该等候选人须根据本会组织章程细则第16(2)条被视为当选。如符合参选资格之候选人人数超过待填补之空缺数目，则须按本附例以下规定以投票方式进行选举：
(a) 一份按英文字母顺序排列之所有符合参选资格之候选人名单（以下简称“选票”），须连同股东周年大会通知一并邮寄予本会每名会员。欲透过邮寄表决之会员，可填妥选票并寄回总裁，惟选票须于指定举行股东周年大会之时间至少四十八小时前送达总裁。
(b) 未有根据上述(a)段透过邮寄表决之会员，如出席会议，可透过其授权代表、委任代表或授权人于股东周年大会上表决。
(c) 于股东周年大会上，所有透过其授权代表、委任代表或授权人出席之会员，均获发选票以供填写。为免生疑问，如已根据上述(a)段透过邮寄表决之会员出席股东周年大会，并就该次投票行使其有权行使之表决权，则该会员根据上述(a)段透过邮寄投下之表决须被视为已撤销。
(d) 填写选票时，须按选票上列明之方式指明该会员欲投票支持之候选人。会员可投票支持任意数量之候选人，惟不得超过空缺之数目。
(e) 任何未有适当填写之选票均作废。
(f) 于股东周年大会上填妥之选票，须由大会以举手表决方式批准之两名监票员收集。监票员须核对所有选票并计算投予每名候选人之赞成票数，并将获最高票数之当选候选人告知大会主席，而大会主席须随即向大会宣布当选人姓名及投予每名候选人之票数。
(g) 如候选人就最后一个或多个剩余空缺之票数相同，则该等候选人之间的当选人须由大会主席抽签决定。
(h) 如大会主席或任何未获宣布当选之候选人，在大会主席宣布投票结果后五分钟内提出要求，可进行一次重新计票，而该重新计票须由两名监票员立即执行。
本附例之任何规定均不影响总务委员会根据组织章程细则选举任何总务委员会委员之权力。
总务委员会
9. 总务委员会须从其成员中委任主席一人、常务副主席一人及副主席三人。总务委员会可随时决定将副主席人数增加至最多五人。
总务委员会会议须于总务委员会不时指示之时间及地点举行；如无该等指示，则于主席决定（或在其缺席时由常务副主席决定，或在彼等均缺息时由副主席决定）之时间及地点举行。
该等会议须按主席、常务副主席或副主席之指示召集，或应三名总务委员会委员之要求召集；该要求书须明确指明召集会议之一个或多个目的。
任何总务委员会委员可在每年股东周年大会后30日内，或在其首次获委任为总務委员会委员后30日内，透过由其签署并送交总裁之书面通知，委任一人作为观察员，出席其缺席之总务委员会会议，惟须符合以下条件：
(a) 获委任之人士必须为作出委任之总务委员会委员作为授权代表之该会员旗下之董事、高级人员、雇员或合伙人，且在该会员机构内必须拥有与该总务委员会委员相同或相似之职级或资历。
(b) 该委任须经总务委员会批准。
(c) 获委任之人士在一届股东周年大会与下一届股东周年大会之间的任何期间内，出席总务委员会会议不得超过三次。
(d) 获委任之人士可在总务委员会会议上代表委任其之缺席总务委员会委员发言，但无表决权，且不得构成该等会议之法定人数。
(e) 如作出委任之人士因任何原因不再担任总務委员会委员，该委任即告失效。否则，该委任将于下一届股东周年大会时失效。
(f) 作出委任之总務委员会委员须负责通知获委任之人士其希望其出席之总务委员会会议，并向其提供与该等会议相关之所有文件。
除紧急情况外，总裁须提前至少整三日向总务委员会委员发出每次总务委员会会议之通知。
在任何会议上将处理之事项详情，应在可行范围内于召集会议之通知中载明。
欲将动议通知列入会议议程之总务委员会委员，可透过向总裁发出至少整三日之书面通知而为之。
总務委员会之任何决议案或行为，均不得在日后之任何会议上进行修订或撤销，除非召集该会议之通知中已正式发出修订或撤销该决议案或行为之动议通知。
所有账目在付款前，须经当时获总务委员会授权之适当高级人员批准。本会收到之一切款项均须存入银行。
总務委员会每次会议程序之纪录及会议记录，须于该会议结束后在方便之情况下尽快由大会主席及总裁签署。
总務委员会所有表决之票数均须记录于会议记录内。
总務委员会之会议记录在签署前，仅供总务委员会委员查阅（无论其是否出席该会议）。
专责委员会
21. 根据组织章程细则第26条成立之委员会（“专责委员会”），由三名成员构成法定人数。
所有专责委员会每次会议程序之纪录及会议记录，须于该会议结束后在方便之情况下尽快由该专责委员会主席签署，且在签署前仅供该专责委员会之成员查阅（无论其是否出席该会议）。
总裁之职责
23. 总裁在总务委员会领导下行事，负责督导并对本会之日常运作负责。
除会计相关文件须存放在本会注册办事处外，所有簿册、文件、纪录及纸张均由总裁负责保管；未经总务委员会命令，任何会议程序之纪录均不得公开，且除法律要求或获总务委员会授权外，任何会员均无权查阅本会未公开之往来信函或纪录。
由会员向股东周年大会提出之任何建议或事项之通知，须由合共持有大会总表决权不少于5%之会员，于大会举行前至少整十四日送交总裁。