以下指引根據2021年9月的版本修訂,並於2023年1月生效,除了理事會及諮議會外,適用於所有總商會委員會。有關指引只是一般指引,而非嚴格規條。如有疑問,一切以總商會組織細則及則例作為根據。
總商會的各個委員會都有特定的工作。每個委員會都有各自的職權範圍,並且會因應各個委員會的不同顧問職責而有所分別。然而,以下的一般指引適用於所有委員會。
成立及職權範圍
1. 除非有明確需要,否則不會成立委員會。
2. 每個委員會都有各自的職權範圍,清楚列明其工作範疇。
委員會角色及與理事會的關係
3. 委員會的角色是就一些影響商界的議題和政府政策,向總商會理事會及管理層(包括總商會總裁及高級部門主管)提供實用建議。除了理事會外,任何委員會都沒有執行權力,除非獲得理事會特別授權。委員會應積極倡議活動,例如政策報告、新聞稿、活動、項目或代表團,以達至特定的目標。然而,此等活動舉辦與否的最終決定,將透過總裁和秘書處,由理事會作出。委員會或被要求就此等活動提供意見,當理事會認為有關活動符合總商會的整體利益,並授權秘書處著手處理,則秘書處將負責執行活動。除非理事會透過總裁作出特別的安排,否則此等活動將以總商會的名義舉行。
4. 理事會可委任最少一位理事加入各個委員會。各個委員會主席及副主席的委任,均須獲得理事會的通過。
委員會會議
5. 原則上,除非有重要議題討論,否則委員會不會召開會議。按照一般做法,委員會每三、四個月召開一次會議。
6. 委員會會議通告通常會在會議日期最少七天前,連同會議議程及相關背景文件(如有),由秘書處以郵寄、傳真或電郵方式向委員會全體成員發出。
7. 三名委員會成員即構成委員會會議的法定人數。
8. 委員會會議的紀錄會由秘書處草擬,通常會在會議後六星期內發送予委員會全體成員審閱及修正。前一次會議的草擬紀錄須於下一次會議時提交,予以通過,並由主席簽署。會議紀錄的簽署本將由總商會存檔,並公開予該委員會任何成員查閱。
成員
9. 委員會成員出席會議時,應遵守討論內容的保密性,亦不應討論與會議無關的事宜。此外,成員不應以書面或電子形式記錄、傳送或發布委員會會議的內容。
10. 每個委員會都應確保成員積極參與事務,且具有豐富的技能和經驗,以充分代表總商會在特定範疇或整體的權益。
11. 只有總商會的公司會籍會員,方有資格成為總商會委員會成員。一般而言,所有總商會會員均可加入委員會,但部分委員會則僅限相關業界的會員參加,具體詳情已載於相關的「職權範圍」。若符合「職權範圍」中所列的資格,總商會的個人會員也可加入成為觀察員。倘個人會員曾為公司會籍會員,但其後退休或不再與法人團體有任何聯繫,或獲委員會成員提名者,則予以優先考慮。委員會如認為合適的話,可增選總商會會員或其他機構人士出任觀察員。
12. 每名總商會的公司會籍會員倘符合參與委員會的資格,可提名最多一位代表加入任何一個委員會。獲提名人通常是從事與委員會工作相關的業界人士。每名會員最多可加入三個委員會。在特殊情況下,會員最多可加入四個委員會,惟須事先得到總裁批准。公司會員倘屬於同一集團且從事類似的商業活動,不可有多於一名代表參與同一個委員會。每名公司會員可提名不同代表加入不同的委員會。每位代表必須是該公司會員的僱主或僱員。
13. 加入總商會不足一年的會員只可選擇參與一個委員會。有關限制將於會員入會滿一年而又續會之後放寬。
14. 委員會成員有責任出席委員會會議,以及參與委員會倡議或認可的活動。在委員會主席的同意下,連續三次缺席委員會會議的成員或會被要求辭職,而連續六次缺席委員會會議的成員將被視作辭職,惟總商會總裁將保留酌情權。
15. 總商會委員會的成員資格會在以下情況下被終止:
辭去委員會成員一職;
停止受僱於他/她所代表的會員公司;或
作出有損總商會利益的行為。
主席
16. 每個委員會有一位主席及最多三位副主席,每年由委員會成員選出。主席任期不可超過兩年。在特別的情況下,主席可連續三年當選,但須得到總商會總裁的事先批准。在特別的情況下,如委員會的工作量過於繁重,委員會可建議增設第四位副主席。
17. 主席及副主席選舉於每年總商會周年會員大會後的首次委員會會議舉行。每個委員會將安排各自的提名和選舉程序。選舉通常為會議議程的最後一項,在「其他事項」之前。
18. 觀察員、對委員會工作貢獻有限的委員會成員,以及代表專業團體、商貿組織或類似機構的委員會成員,均不符合參選委員會主席或副主席的資格。如委員會成員於其他董事會、商會或其他專業團體擔當領導角色,而其專業知識和經驗對委員會有所助益,可予考慮出任副主席,但須得到總商會總裁和主席委員會的事先批准。
19. 如屬有競逐選舉,會上獲得最多選票的候選人將會獲選。如屬無競逐選舉,已確認的被提名人將被視作當選。選舉結果必須於理事會召開下一次會議時通過。假如結果不獲理事會通過,委員會須於下一次會議時重新進行一次選舉。